Probleme

Sparitis bei den Auftraggebern
Die Auftragslage wird zunehmend schwieriger. Die Sparwut der öffentlichen Haushalte führt dazu, dass diese nur die nötigsten Maßnahmen beauftragen und auch bei beschlossenen Projekten kommt es immer öfter zu unerwartet langen Anlaufzeiten und Stop-Phasen. Auch die private Seite verspürt keine Lust Geld auszugeben, und wenn, dann ganz nach dem Motto "Geiz ist geil", die Marge sinkt!

Marktsättigung
Aus insolventen Büros entstehen viele Einzelkämpfer die häufig über den Preis ins Geschäft kommen. Damit teilen sich immer mehr Anbieter den schrumpfenden Planungs-Kuchen. Auch die Prognose, dass in etwa 5 bis 10 Jahren ein Unterangebot von Bauplanern herrschen wird deutet darauf hin, dass in den nächsten Jahren der Ausleseprozess weitergeht.

HOAI
Die HOAI wird es noch lange geben, jedoch bezieht sich diese Aussage leider immer mehr auf die
Definition der zu erbringenden Leistung und immer weniger auf das bezahlte Honorar. Durch die immer noch fallenden Baupreise wird die HOAI - Misere noch verschärft. Die EU-Osterweiterung dürfte kaum zu Preissteigerungen im ausführenden Bereich führen. Für die gleiche Arbeit gibt es weniger Geld!

Zahlungsmoral
Die Zahlungsmoral sinkt weiter, denn einer holt es in der Zahlungskette vom anderen. Durch die Regelmäßigkeit ist diese Straftat zum Kavaliersdelikt geworden. Viele leistungsstarke aber zu lange "passiv" agierende Büros hat das in die Insolvenz getrieben.

Basel II
Nach Umsetzung der neuen Eigenkapitalrichtlinie der Banken (Basel II), wird die Bonität eines jeden einzelnen Kreditnehmers bewertet werden. Da heißt es die geforderten betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Auswertungen regelmäßig parat zu haben. Toll, denn das bedeutet niedrige Finanzierungs-Zinsen für alle die ein geeignetes Werkzeug eingeführt haben. Wer das nicht getan hat stellt für die Banken ein erhöhtes Risiko dar und das kostet Geld in Form hoher Finanzierungskosten. Dabei entsteht ein Strudeleffekt, der die schwächeren Büros noch weiter in das Finanzloch hineinzieht.

Unternehmensnachfolge
Ein beträchtlicher Teil der bisher am Markt agierenden Planungsbüros wird in den nächsten 5 Jahren vom Markt verschwinden, weil die Nachfolgefrage nicht geklärt ist - Schade für die Unternehmensgründer -.
Ein vorhandenes Projekt- und Bürocontrollingsystem erleichtert das Finden eines geeigneten Unternehmensnachfolgers enorm, und das ist sicherlich nicht zum Schaden des ausscheidenden Gründers.

Die Folgen

Immer mehr Angebote führen zu immer weniger Aufträgen, die Margen sinken, das Geld wird knapp. Im Schnitt sind heute 4,5 Angebote erforderlich um an einen Auftrag heranzukommen.

Personal- und Investitionsplanungen basieren auf sehr wackeligen Fundamenten, der Zeithorizont in der Vorausschau wird kürzer, oftmals beträgt er kein Vierteljahr. Unternehmerische Planungssicherheit gibt es also nicht mehr. Im Zeitalter von "just-in-time" ist die Erfolgsermittlung eines Büros in Jahreszyklen (Bilanz) oder anhand monatlicher Buchhaltungszahlen über alle Projekte nicht mehr ausreichend.

Die "an Land gezogenen" Planungsleistungen müssen mit einer wesentlich höheren Effizienz abgewickelt werden als das früher der Fall war. Jeder Mitarbeiter muss seine tägliche Arbeit in den Projekten "unternehmerisch" bewerten. Daher nimmt der Bereich Dokumentation im Bereich "Leistungserfassung" und "Nachtragsmanagement" auch auf dem Gebiet der Druck- und Pauskosten eine Schlüsselstellung im täglichen Projektgeschäft ein. Es darf nichts mehr unter den Tisch fallen!

Ergebnis

Der gute alte Stundenzettel, der häufig am Ende einer Woche oder gar eines Monats "noch schnell geschrieben wurde" und irgendwann gegen Ende eines Projektes in einer halbherzigen statistischen Zusammenstellung ohne Mehrwert endete hat ausgedient.

Banken werden immer mehr über Ihr Büro, in regelmäßigen Abständen wissen wollen. Je eher die Bauplanungsbranche hierauf reagiert desto stärker wird ihre Position den Banken gegenüber. Auch wenn es um die Unternehmensnachfolge geht ist Transparenz gefragt.

Das erfordert einen Wandel in den Köpfen aller Beteiligten und es erfordert den Einsatz geeigneter Werkzeuge, die auf Knopfdruck den Ist-Stand im Projekt und im Büro transparent machen und dem Unternehmer Informationen an die Hand geben steuernd und renditesteigernd einzugreifen.

Die Zeiten in denen Entscheidungen "aus dem Bauch heraus" für ausreichende Betriebsergebnisse gesorgt haben sind (leider) aber sicher vorbei.
Die Frage für einen Unternehmer ist also nicht mehr ob eine Controllingsoftware angeschafft wird.
Die für den dauerhaften Erfolg entscheidende Frage lautet:
"Welches Werkzeug ist für mich und mein Büro das geeignete? Welche Philosophie können und wollen wir leben?"

Lösung

Es gibt am Software-Markt eine Reihe von Lösungen speziell für Architekten und Ingenieure. Einige dieser Programme bieten nicht nur Werkzeuge für das Controlling, sondern darüber hinaus auch Funktionen zur effizienten Büroorganisation.
Überlegenswert scheint daher die Zielplanung in Richtung Komplettsystem auszurichten, das als "Büro-System" das Projekt- und Büro-Controlling mit dem Officemanagement verbindet.
Hierbei ist es ratsam einen Schritt-für-Schritt – Einstieg zu wählen um sich methodisch, finanziell und , zeitlich nicht zu überfordern.

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