• Was hat mich (als Unternehmer) dieses Projekt gekostet?
  
• Habe ich dabei etwas verdient?
  
• Wo stecken die Stunden und die Kosten?
  
• Welche Mitarbeiter waren am Projekt beteiligt, was haben sie wann gemacht ? (Stunden, Kosten)
  
• Was kann ich abrechnen? (Leistungsfortschritt, Regieberichte, etc.)
  
• Gibt es nachtragsrelevante Leistungen? (Änderungen, Sonderleistungen, Stunden nach Aufwand)
  
• Wo und warum weicht das Ist vom Soll ab?
  
• Habe ich zur Vorkalkulation ein ähnliches Projekt? Wie hoch war damals der Aufwand?
  
• Welche Projekte laufen gut, welche schlecht (nach Fachgebieten, Projektgruppen, Auftraggebern, etc.)
  
• Wer sind meine besten Auftraggeber? Mit welchen Umsätzen? Wurde dabei etwas verdient?
  
• Wie entwickelt sich der Pro-Kopf-Umsatz in den letzten Jahren?
  
• Wie hoch ist mein Auftragsbestand (Arbeitsvorrat)?
  
• Wie verteilt sich der Auftragsbestand auf die nächsten Monate?
  
• Wie hoch sind meine Gemeinkosten (Bürokosten und interne "Unproduktivität" für z.B. Akquisition)
  
• Wie entwickeln sich meine betriebswirtschaftlichen Kennzahlen? (Umsatzrendite, Kalk. Stundensatz, etc.)
  

Die Aufzählung könnte noch lange fortgesetzt werden... mit der Anwendung kommt der Appetit!

TIPP: Setzen Sie sich Ziele, aber bleiben Sie am Boden! Das Controlling-Werkzeug darf nicht zu komplex in der Anwendung werden!

Was kommt auf mich zu?

Generell: Die Einführung eines Controlling-Werkzeugs erfolgt selten als Hau-Ruck-Aktion. Entscheidend ist die Auswahl des passenden Software-Systems. Die Einführung erfolgt schrittweise, denn sowohl die Mitarbeiter als auch die Leitung müssen in den sinnvollen Umgang und die gewinnbringende Nutzung der Informationen hineinwachsen. In den Köpfen aller muss das verfolgte Ziel, nämlich Erwirtschaftung von Gewinnen und damit Arbeitsplatzsicherung klar sein und mit Nachdruck unterstützt werden.

TIPP: Bei der Auswahl geeigneter Systeme ist das Hauptaugenmerk auf eine intuitive Bedienung des Software-Systems zu legen. Verschonen Sie sich und Ihre Mitarbeiter mit komplexen, wissenschaftlichen Ansätzen, sonst wird so ein System schnell zur Dauerbelastung für alle Beteiligte. Es wird nicht gelebt, der erhoffte Erfolg bleibt aus!

Nachfolgend wird in verkürzter Form dargestellt, welche Informationen in einem Controllingsystem verarbeitet werden

Mitarbeiter – Stammdaten
Zu allen Mitarbeitern im Büro werden Informationen erfasst.

Kalkulatorischer interner Stundensatz
Jeder Mitarbeiter erzeugt bei seiner Arbeit in den Projekten Kosten. Daher muss die Höhe des individuellen Stundensatzes bekannt sein.

TIPP: Für die Ermittlung des Stundensatzes und der zugehörigen Aufschläge (Umlage von Bürokosten
und Gemeinkosten auf die Stundensätze der Mitarbeiter) gibt es mehrere Ansätze. Das Controlling-Werkzeug muss hier einfache aber auch komplexere Vorgehensweisen unterstützen.

Zugriffsberechtigungen
Nicht jeder Mitarbeiter soll Projekt- und Büroauswertungen durchführen. Daher ist es sinnvoll, wenn die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter einstellbar sind.

Sonstiges
Vorgabe der Soll-Arbeitszeit und der Feiertage -> Überstundenverwaltung
Vorgabe der Urlaubstage-> Urlaubsverwaltung

Projekt - Stammdaten
Neue Projekte werden im System erfasst. Die wichtigsten Informationen sind sicherlich:

• Projekt-Nummer
  
• Projektbezeichnung
  
• Projektort
  
• Projektbeginn /-ende
  
• Honorar / Aufwand-Schätzung
  

TIPP: Das Anlegen eines Projektes muss schnell und flexibel erfolgen können.
Jeder Bauplaner kennt das: Die Planungsarbeit beginnt bevor der Vertrag offiziell auf dem Tisch liegt. Die anfallenden Stunden müssen aber bereits auf das Projekt geschrieben werden. Die Software darf also hier nicht zu wissenschaftlich in Richtung enger Vertragsabbildung arbeiten.
Das Projekt muss mit einem "Minimal" - Leistungsbild angelegt werden können. Später werden Detailinformationen ergänzt.

In Abhängigkeit davon wie intensiv die Controllingsoftware genutzt werden soll und abhängig davon ob es sich um eine reine Controllinglösung oder eine Büro-Komplettlösung mit Adress- und Dokumenten
anbindung handelt, sind noch viele andere Informationen denkbar:

• Auftraggeber
  
• Projektleiter
  
• Externe/Interne Beteiligte (Beteiligtenliste)
  
• Kostenstelle (Abteilung / Niederlassung)
  
• Externe Stunden-Verrechnungs-Sätze
  
• Fertigstellungsgrade
  
• Verzeichnis für die Datenablage im automatisierten Schriftverkehr
  
• etc.
  

Stunden - Erfassung
Von der einfachen Stundenzusammenstellung für ein Projekt, bis hin zu Kostenstellenbetrachtungen, oder der Ermittlung der Gemeinkosten im Büro, die Grundlage liefert immer die leistungsbezogene Stundenerfassung. Jeder Mitarbeiter "opfert" täglich ein bis zwei Minuten seiner Arbeitszeit und "dokumentiert" erbrachte Leistungen im Projekt. Informationen zu nachtragsrelevanten Leistungen, wie Änderungen oder Sonderleistungen werden ebenfalls festgehalten. Das muss einfach und schnell funktionieren.

Beispiel für Projekt:



Der Detaillierungsgrad für die Stundenerfassung muss flexibel, also projektbezogen wählbar sein.
So ist bei der Stundenzuweisung das Aufsplitten von Leistungsphasen in Tätigkeiten (s.o.) für größere Projekte sicherlich sinnvoll, bei kleineren Projekten weniger. Bei Kleinprojekten kann es durchaus sinnvoll sein nur ein Gesamthonorar einzugeben und dagegen werden die Stunden erfasst.

TIPP: Die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter hängt sehr stark von der einfachen und intuitiven Bedienung der Stundenerfassung ab. Achten Sie bei der Software-Auswahl auf nützliche Funktionen, die den Zeitaufwand bei der Stundenerfassung auf ein Minimum reduzieren!

Die Software-Systeme am Markt bieten eine Vielzahl von Funktionen in diesem Zusammenhang an:

Favoritenliste (schnelles finden der Projekte, die der Mitarbeiter gerade bearbeitet)
Frühwarnsystem (Meldung wenn z.B. 50% der kalkulierten Stunden "verbraten" sind.)
Stundenzettel (Schneller Überblick über eingegebene Stunden, auch Zeiten für Urlaub, Krankheit, etc.)

Fahrt- und Nebenkosten - Erfassung
Je nach Struktur des Büros und der abgewickelten Projekte kann es durchaus sinnvoll sein auch Fahrtkosten und Nebenkosten (Planplots, Kopien, etc.) zu erfassen.
Auch im Sinne einer lückenlosen Nachkalkulation von Projekten wird das praktiziert.

Auch hier: Die Eingabe muss einfach und schnell funktionieren.

Beispiel für die Eingabe von Fahrten zur Baustelle: (Fahrtkosten)



Beispiel für die Eingabe von Planplots für ein Projekt: (Nebenkosten)



Wichtig ist, dass die Nebenkosten individuell definiert werden können.
So sind Nebenkosten auch:
Farb-Kopien
Rüstpauschalen
Labor-Versuche, etc.

Plottkosten
Nachdem die Plotkosten immer mehr zu einem echten Kostenfaktor werden empfiehlt sich oft der Einsatz von Druckkosten-Management-Systemen. Diese halten automatisch fest wann was für welches Projekt geplottet oder gedruckt wurde, das erspart dem Mitarbeiter alles manuell aufzuschreiben.

Planversand
Die Dokumentation für den Planversand ist hier nicht detailliert möglich.
So fehlen Angaben zu Empfänger und Plandaten (Format, Anzahl, Datum, etc.).
Ist eine detaillierte Dokumentation erforderlich (mit Planausgangslisten, etc.), dann empfehlen wir ein spezialisiertes Tool zu verwenden.

Auswertungen
Von der einfachen Stundenzusammenstellung für ein Projekt, bis hin zu Kostenstellenbetrachtungen, oder der Ermittlung der Gemeinkosten im Büro, die Grundlage liefert immer die leistungsbezogene Stundenerfassung wie oben beschrieben.

TIPP: Die am Markt angebotenen Controllingsysteme unterscheiden sich im Inhalt ihrer Auswertungen nicht wesentlich voneinander. Der wesentliche Unterschied liegt in der Art und Weise der Datenpflege und in der Ermittlung bestimmter Kennzahlen.
Da gibt es Systeme mit pragmatischen Ansätzen, aber auch Systeme mit einem eher wissenschaftlichen Anspruch und Systeme die sich eher als HOAI - Kostenermittlungs- und Abrechnungssystem verstehen. Eine genaue Einschätzung welches System benötigt wird entscheidet über den späteren Erfolg.

Wir zeigen hier nur einige Beispiele, was man von einem zeitgemäßen Controllingsystem erwarten muss: Basis für die interne Kostenermittlung bildet der interne Stundensatz der einzelnen Mitarbeiter.