• Wie ist der Bauleiter auf der Baustelle zu erreichen? Adresse, Telefon-Nr., Fax, E-Mail ?
  
• Hat jeder Planungsbeteiligte den aktuellen Planstand erhalten?
  
• Welcher Revisionsstand ist gerade der aktuelle?
  
• Wann ist das Schreiben an den Planungsbeteiligten rausgegangen?
  
• Haben andere davon Abzüge erhalten?
  
• Sind erwartete Informationen (Dokumente, Pläne, Faxe, Emails) schon eingetroffen?
  
• In welcher Besprechungsnotiz finde ich die Antwort zum aktuellen Problem?
  

Diese Liste könnte endlos fortgesetzt werden...


Wo ist was zu finden?
Viele Mitarbeiter arbeiten an vielen Projekten und erstellen mit vielen Programmen viele Dokumente wie z.B. Briefe, Faxe, Pläne, Ausschreibungsunterlagen oder Berechnungen. Häufig gibt es hierbei abhängig von den Mitarbeitern, den Projekten und den verwendeten Softwaresystemen viele Ablageorte und -strukturen.

Die Folgen
Das Erstellen von Dokumenten erfolgt nicht einheitlich und oft nicht sehr effizient!
Personenunabhängiges Finden wird oft zur zeitaufwändigen Beschäftigung. Immer wieder !

Den Planungsbüros bereitet es immer mehr Sorge, die Fülle an Informationen zu überblicken. Die Mitarbeiter sind nicht immer auf dem Laufenden. Daher kommt es zu unnötigem Suchen, doppelten Arbeitsabläufen oder sogar Planungs-Fehlern. Viele Planer verbrauchen 15 bis 30 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Suche nach Informationen, und oft sind diese Suchen erfolglos.
Das verursacht enorme Kosten die von den ohnehin nicht üppigen Honoraren finanziert werden müssen.

Die Lösung
Einen Ausweg aus dem Informationschaos kann ein geschicktes Dokumentenmanagement bieten. Moderne Lösungen ermöglichen sekundenschnelle Suchvorgänge in den Dokumenten. Informationen stehen allen zur Verfügung. Die Erstellung der Dokumente erfolgt einheitlich und effizient.

Eine zentrale Adressenverwaltung bildet das Rückgrat wenn es um ein zentrales Dokumentenmanagement geht.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems:

Egal, ob es sich um Briefe, Faxe, Dateien, Pläne, Listen, Notizen, Protokolle oder E-Mails handelt und unabhängig davon wer sie wann abgelegt hat, die Informationen stehen allen Projektbeteiligten schnell zur Verfügung.

Vorteile:

• Einheitliche Ablagestruktur für alle Projekte
  
• Ein Datenpool für alle projektspezifischen Dokumente (auch E-Mails, Faxe, etc.)
  
• Kostenreduzierung für das Suchen und Finden von Informationen
  
• Volltextsuche in allen Dokumenten
  
• Kostenreduzierung durch automatisiertes Erstellen von Dokumenten (Adress-, Projektinformationen),
  
• Automatisierter E-Mail Versand mit standardmäßiger Umwandlung in das PDF-Format
  
• Vereinfachte Serienbrieffunktionalität
• Fertige Verteilerlisten mit Namen, Anschrift, E-Mail, etc.
  
• Informationen über alle heute erstellten Dokumente (projektübergreifend)
  
• Mitarbeiter müssen die Festplattenstrukturen nicht kennen (keine Fehler bei der Ablage)
  
• Optimale Archivierung da alle Projektinformationen gemeinsam abgelegt sind.
  
• Wiedervorlage-Funktionen
  

TIPP: Achten Sie darauf, dass die Lösung ausgerichtet ist auf die speziellen Belange in einem Planungsbüro, branchenfremde Lösungen stoßen sehr schnell an Ihre Grenzen, oder Sie haben ganz andere Schwerpunkte die für Planungsbüros keine Rolle spielen.

Meiden Sie überfrachtete "Alleskönner"!

Bedenken Sie, dass jeder Mitarbeiter mit diesem System arbeiten muss - wenn Ihr Ziel ein
lückenloses Informationsmanagement ist. Das klappt nur, wenn es die Mitarbeiter gerne tun.

Reden Sie mit uns – wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite